Gemeente Berg en Dal naar Exchange online

Gepubliceerd op 30 april 2019

Migratie Exchange Online

Gemeente Berg en Dal migreert dit weekend naar Exchange Online. In de praktijk houdt dit twee dingen in:

Mailberichten, Agenda-items en Contactpersonen worden verplaatst van de servers van iRvN naar servers van Microsoft;
De beveiliging wordt iets strakker aangetrokken. Dit is nodig om steeds vaker informatie op lokale apparaten (laptops, iPads, iPhones etc.) komt te staan.

De wet vereist dat we gegevens, die aan ons zijn toevertrouwd, goed beschermen. Dat doen we door middel van Multi Factor Authenticatie: naast je gebruikersnaam en wachtwoord is er bevestiging nodig via jouw telefoon. Dat kan met een SMS-bericht of een speciale app van Microsoft op je telefoon.

Wat merk jij er als gebruiker van?

Als alles volgens plan verloopt merk je niets van de migratie zelf. Je bestanden (mails etc.) worden verplaatst van ons eigen datacenter naar het datacenter van Microsoft.

Wel moet je direct een aantal zaken aanpassen.
Op https://www.irvn.nl/portal/documenten/handleidingen/migratie-naar-exchange-online hebben we een aantal handleidingen voor je klaargezet om je daarbij te helpen.

Extra beveiliging Multi Factor Authenticatie inschakelen

Met behulp van het document ‘001 1ste keer inloggen.pdf’ word je in een paar stappen door dit proces heen geleid.
Doe dit als eerste na de migratie. Dit is bijvoorbeeld nodig om mail op je telefoon of iPad te kunnen ontvangen.

Mail op je iPhone of iPad niet meer bruikbaar

Je oude mailaccount op je iPhone of iPad moet na de migratie worden aangepast. Het makkelijkst is deze te verwijderen en opnieuw te installeren.
Het is dan wel handig als je Multi Factor Authenticatie al hebt ingesteld met behulp van handleiding 001 (zie hierboven).

[Optioneel] Outlook lokaal instellen op een laptop

Als je Outlook op je werklaptop wilt hebben, kun je dat doen met behulp van handleiding ‘003 Outlook lokaal installeren’.
Dit zal niet voor iedereen gelden, maar diegenen voor wie het wel van toepassing is, kunnen deze handleiding gebruiken.

En verder…

Mailarchieven

De mails die automatisch gearchiveerd zijn (voor de geroutineerde gebruikers: die mail die in Enterprise Vault stond), zijn vanwege het grote aantal niet direct beschikbaar. In de loop van de week zijn de meeste mails weer terug. Nu gewoon in je Postvak In. Dus het kan zijn dat je plotseling weer oude mailberichten tegenkomt. Dat klopt dan.

Functionele Postbussen

Functionele postbussen worden automatisch in Outlook gekoppeld. Je hoeft deze niet meer zelf toe te voegen.
Op alle apparaten Alle mails (ook uit de Archieven) zijn op alle apparaten beschikbaar.

Wat werkt nog niet?

Kamerreservering: tijdelijk niet mogelijk.

Medewerkers uit Heumen, Berg en Dal en Beuningen kunnen normaal op elke locatie van die drie gemeenten een kamer reserveren. Dat is tijdelijk niet mogelijk zo lang Beuningen en Heumen nog niet op Exchange Online zitten. De Online en Offlineversie “praten” niet met elkaar. Tijdelijk (totdat Heumen en Beuningen ‘om’ zijn naar Exchange Online) moet een collega ter plaatse dus een ruimte reserveren.

Gebruikersvragen en Antwoorden

Vraag
Worden de functionele mailboxen ook geconverteerd?
Antwoord
Ja, deze worden gemigreerd en zijn automatisch zichtbaar binnen Outlook

Vraag
Wat is de maximale grote van een functionele mailbox in exchange online?
Antwoord
De maximale grootte van een Online mailbox is:
Persoonlijke mailbox is 100 Gb.
Functionele mailbox is 50 Gb.

Vraag
Wat is het verschil tussen een Functionele Postbus en een Gedeelde mailbox?
Antwoord
Functionele postbussen gaan verdwijnen en worden met de migratie vervangen door Gedeelde Mailboxen. Het belangrijkste dat je merkt is dat de gedeelde mailboxen apart moeten worden toegevoegd aan je iPhone of iPad. Die worden niet automatisch meegenomen.
Daar is een handleiding voor.

Vraag
Kunnen we de limiet van de mailboxen oprekken?
Antwoord
Ja dat kan. Dat betekent echter dat er andere licenties moeten worden aangeschaft. Dit zal leiden tot een hogere kosten. Dus dit zal door de hoofden Bedrijfsvoering moeten worden besproken.

Vraag
Hoe wordt de toegang tot functionele mailboxen geregeld?
Antwoord Bestaande autorisaties worden overgenomen. Nieuwe toegang: Op dezelfde manier als voorheen. Leidinggevende vraagt Functionele postbus aan en vraagt machtigingen aan voor gebruikers.

Vraag
Deze worden door meerder gebruikers beheerd, op zowel iPhone en tablet. Mochten de functionele mailboxen niet geconverteerd worden naar exchange online, blijven deze dan op de huidige manier werken op de iPhone 's en iPads waarop deze nu ook zijn geïnstalleerd?
Antwoord
Ze worden wel gemigreerd en zijn op elk device toegankelijk. Ze moeten wel op de apparaten worden toegevoegd. Zie de handleiding Onder Documenten>Handleidingen>Migratie naar Exchange Online

Vraag
Hoe gaat dat werken met de extra toegangsbeveiliging?
Antwoord
Zie handleiding ‘004 Gedeelde mailbox toevoegen aan iPhone iPad”: App-wachtwoord gebruiken. Nog deze week op irvn.nl

Vraag
Wij werken met 'categorieën' om onderscheid in de mail te maken.
Blijft deze ook in de nieuwe omgeving gehandhaafd of moeten we die in exchange online opnieuw instellen?
Antwoord
Ja categorieën blijven gehandhaafd op bestaande mailtjes evenals de categorieën zelf

Vraag
Wij hanteren een mappen structuur in outlook. Wordt deze ook 1 op 1 overgenomen naar Exchange online?
(Als dat nl niet het geval is ontstaat voor ons een onwerkbare situatie omdat het dan voor ons niet meer duidelijk is welke mails er nog afgehandeld moeten worden.)
Antwoord
Ja. Ook de oude mail uit de archieven van Outlook wordt in de mappenstructuur opgenomen. Dus het kan zijn dat er na de migratie meer mailtjes in de mappen staan (want vanuit archief naar mappen verplaatst).

Vraag
Kun je met Outlook primaire processen ondersteunen? Veel werkprocessen worden ingericht met behulp van Outlook, terwijl dat niet de juiste tool is, toch?
Antwoord
Klopt.
Daar is Outlook dus eigenlijk niet voor bedoeld. Het is een mailprogramma, geen documentmanagementsysteem.
De vraag is: “Is het verstandiger (voor zover dat op jullie situatie te leggen is) te bewaren mail in een procesapplicatie op te slaan (zoals Join) dat er op ingericht is om de primaire processen te ondersteunen.”
In dat soort applicaties zijn autorisaties (wat mag iemand wel en niet) goed te regelen, kunnen gerichte query’s worden uitgevoerd, standaardrapportages worden gemaakt. Etc.

Vraag
Garandeert het IRVN dan ook dat we dan nog mails vanuit de cloud kunnen opslaan in de applicatie Join op dezelfde manier als nu?
Antwoord
De Front-end verandert niet, alleen de Backend (de database) verhuist naar de Cloud. Dus grote kans dat het gewoon werkt.
Echter…
In de wondere wereld van ICT kun je niets garanderen totdat live getest is door degene die ergens daadwerkelijk mee moet werken.

Reageer op dit nieuwsbericht

Reacties

Er zijn nog geen reacties op dit nieuwsbericht geplaatst.