Gemeentelijke organisaties stappen over naar Office 365
Gepubliceerd op 25 april 2019
Leestijd 8 minuten
Overstappen naar Office 365?
Binnen de regio Rijk van Nijmegen stappen de organisaties, voor wie iRvN de ICT verzorgt, op hun verzoek fasegewijs over naar Office 365 in “de Cloud”. Nou is de Cloud een heel erg ruim begrip. Dus in dit artikel willen we daar wat meer invulling aangeven. We willen de context schetsen waarbinnen de innovaties de komende jaren gaan plaatsvinden.
Office 365: bekende software, maar dan in abonnementsvorm en nog wat extra’s
In de afgelopen decennia zijn we aan een bepaalde licentievorm gewend geraakt: je koopt een licentie voor Microsoft Office 2007 bijvoorbeeld, installeert dat op een computer en een paar jaar later koop je een licentie voor Office 2010 en installeert dat. Weer een paar jaar later… etc.
Meer en meer softwarebouwers verlaten dit licentiemodel en stappen over naar abonnementsvormen. Over een tijd kun je geen licenties meer kopen. Adobe is bijvoorbeeld al zover met Photoshop en andere pakketten. Maar ook andere diensten: misschien koop je geen CD’s meer, maar ben je geabonneerd op Spotify; geen DVD’s maar Netflix etc.
Microsoft gaat dezelfde kant op. Office 365 is een abonnement op de bekende Office pakketten Word, Excel, Outlook, Powerpoint etc. Je betaalt maandelijks een bedrag. In ruil daarvoor ontvang je continu nieuwe versies van de software. Dus je bent voortdurende up-to-date met je software. De zakelijke variant kent nog veel meer applicaties: Skype for Business, Sharepoint, Teams, Onedrive voor bedrijven etc. Deze zakelijke variant gaat iRvN implementeren in de regio
Documentopslag in de Cloud
Onedrive is de Microsoft-versie van opslagcapaciteit in de Cloud. Net zoals Google drive en Dropbox dat zijn.
Het belangrijkste verschil met deze diensten is dat Onedrive een geïntegreerd onderdeel vormt van alle Office-pakketten binnen Office 365. Binnen Word, Excel, Powerpoint Teams etc. heb je de mogelijkheid om bestanden in de Cloud op te slaan.
Het grote voordeel van Onedrive, cloudopslag dus, is dat je altijd bij je bestanden kunt, ongeacht op welk apparaat je werkt: PC, Mac, iPhone, iPad, thuis, bij vrienden etc. etc.
De voorlopers
Een aantal groepen gebruikers voor wie iRvN de ICT verzorgt, is al overgestapt op deze manier van werken. Zij hebben Office 365 op hun laptop geïnstalleerd en maken gebruik van samenwerkingstools als Teams en Sharepoint. De komende jaren zal naar verwachting vrijwel iedereen volgen. Het tempo waarin dit gebeurt is voor een deel afhankelijk van softwareleveranciers die hun software geschikt moeten maken voor het werken in de Cloud.
Een stap verder dan losse softwarepakketten
Office 365 zakelijk is feitelijk een totale werkomgeving in de Cloud. En nog steeds kun je de applicaties ook lokaal op al je apparaten (PC, MAC, iPad iPhone) installeren. En als gezegd … de zakelijke Office 365-omgeving biedt veel meer dan alleen de bekende applicaties Word, Excel.
Naast deze applicaties wordt veel software geleverd om beter en effectiever met elkaar samen te werken: Teams, Sharepoint etc. Hieronder wat screenshots uit Teams.
Je kunt je werk in principe vanaf elke werkplek doen omdat alles wat je maakt in de Cloud kan worden opgeslagen. En iedereen in je team kan erbij als je bijvoorbeeld je bestanden binnen Teams opslaat. In de praktijk zal dit betekenen dat je vanuit je werk een laptop krijgt die door iRvN te beheren en te beveiligen is. Informatiebeveiliging is en blijft natuurlijk een belangrijk aandachtspunt. Bepaalde gegevens moet binnen het netwerk van de werkorganisaties blijven en niet her en der op persoonlijke computers opgeslagen worden.
Gefaseerde invoering: we beginnen met Exchange Online
De komende jaren zal iRvN en de daaraan gekoppelde organisaties de overstap maken naar de Office 365-omgeving. Organisatiebreed is de eerste stap die we gaan zetten: Exchange Online.
Binnenkort worden alle postbussen (persoonlijke en functionele) van verplaatst van de e-mail servers van de iRvN naar de Microsoft Cloud. Alle e-mails, agenda’s, contacten worden in een weekend gemigreerd.
De eerste gemeente die we nu gaan overzetten (na de WBRN en iRvN) is de gemeente Berg en Dal.
Reacties
Er zijn nog geen reacties op dit nieuwsbericht geplaatst.